EN
Một cuộc kiểm toán bên thứ ba thành công là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo các giao dịch xuất khẩu lớn, hợp đồng OEM và sự tin tưởng lâu dài từ phía khách hàng. Dù bạn đang được tổ chức chứng nhận kiểm toán hay bị khách hàng tiềm năng thanh tra, mọi khía cạnh sản xuất của bạn đều sẽ được đánh giá: quy trình kiểm soát chất lượng, khả năng truy xuất nguồn gốc trong sản xuất, điều kiện làm việc của nhân viên, hiệu suất môi trường và nhiều yếu tố khác. Dựa trên 26 năm kinh nghiệm của Guanpin cùng hành trình chuyển mình từ nhà sản xuất dây đai cao su khu vực thành nhà sản xuất đai cam, đai PK và đai chữ V đạt chứng nhận toàn cầu, chúng tôi đã xác định được một số thành phần thiết yếu mà mọi nhà sản xuất dây đai cần xử lý trước khi chuyên gia kiểm toán đến.
Tài liệu và Hệ thống Quản lý Chất lượng – Nền tảng của Sự Tuân thủ
Thứ nhất, cuộc kiểm tra hồ sơ giấy tờ. Các kiểm toán viên muốn xem sổ tay chất lượng, sơ đồ quy trình, kế hoạch kiểm soát, báo cáo kiểm tra, chứng chỉ hiệu chuẩn và bất kỳ báo cáo không phù hợp nào. Bất kỳ thiếu sót hay mâu thuẫn nào cũng dễ dẫn đến đánh giá tiêu cực ngay lập tức. Tại Guanpin, chúng tôi áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) hoàn toàn không dùng giấy, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của ISO 9001 và IATF 16949. Chứng chỉ vật liệu đầu vào, biểu mẫu kiểm tra tại khu vực sản xuất và các tài liệu khác đều được ghi rõ thời gian và đóng dấu liên kết với lô sản xuất tương ứng. Trước mỗi cuộc kiểm toán sắp tới, chúng tôi tổ chức một buổi ‘luyện tập hồ sơ’, đối chiếu các hồ sơ thực tế tại khu vực sản xuất với hệ thống QMS nhằm đảm bảo mức độ khớp tuyệt đối (100%). Đồng thời, chúng tôi cũng lập một ‘ma trận truy xuất nguồn gốc’, chi tiết theo dõi một dây đai cụ thể từ hỗn hợp nguyên liệu đã pha trộn cho đến khi được đóng gói và giao hàng. Lời khuyên của chúng tôi dành cho các nhà sản xuất khác: dành trọn một tuần trước kiểm toán để rà soát toàn bộ hồ sơ trong vòng 12 tháng qua.
Tổ chức khu vực sản xuất và kiểm soát quy trình
Khi hồ sơ đã đầy đủ, các kiểm toán viên thực hiện một chuyến tham quan thực tế dọc theo dây chuyền sản xuất, ghi chú các công đoạn như trộn, cán, ép đùn, nhúng sợi, tạo hình, lưu hóa và hoàn thiện. Trong danh sách kiểm tra của họ bao gồm việc phân tách nguyên vật liệu, nhật ký bảo trì thiết bị, hồ sơ đào tạo cho nhân viên vận hành của chúng tôi, cũng như các chỉ số hiệu suất đang được thu thập liên tục trong thời gian thực khi sản xuất đang diễn ra. Tại Guanpin, chúng tôi áp dụng nguyên tắc “5S + An toàn”. 5S gồm Sắp xếp, Sắp đặt hợp lý, Làm sạch, Chuẩn hóa và Duy trì, kết hợp thêm thành phần An toàn nhằm đảm bảo biển báo của chúng tôi luôn rõ ràng và dễ hiểu. Mỗi trạm làm việc đều trưng bày bảng hướng dẫn quy trình thao tác chuẩn (SOP) bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt, đồng thời dữ liệu về nhiệt độ / áp suất / thời gian chu kỳ trong vòng 24 giờ qua được hiển thị trên màn hình kỹ thuật số để thuận tiện kiểm tra nhanh. Ngoài ra, quản lý sản xuất của chúng tôi kiêm vai trò “kiểm toán viên giả định”, tiến hành các cuộc đi kiểm tra mô phỏng nhằm phát hiện các mối nguy về an toàn như dây điện lỏng lẻo, hóa chất không được dán nhãn đúng cách hoặc các trạm dụng cụ không được bảo trì tốt. Ở mỗi bước “độ căng sợi” hay “thời gian lưu hóa”, đều yêu cầu hai nhân viên vận hành xác nhận thông số thiết lập, sau đó ký xác nhận vào các thay đổi.
Hiệu chuẩn thiết bị, bảo trì và khả năng truy xuất đo lường
Các kiểm toán viên thường tập trung mạnh nhất vào các công cụ đo lường: thước cặp, panme, máy so sánh quang học, máy thử kéo, máy đo độ cứng và buồng kiểm tra nhiệt độ. Họ xem xét chứng chỉ hiệu chuẩn, khả năng truy xuất nguồn gốc của thiết bị tới các tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế và tần suất hiệu chuẩn lại. Guanpin sử dụng một phòng thí nghiệm đo lường chuyên biệt và hiệu chuẩn toàn bộ dụng cụ đo tại khu vực sản xuất mỗi quý bằng vật liệu khối chuẩn được chứng nhận có thể truy xuất nguồn gốc tới NIST. "Sổ nhật ký hiệu chuẩn chính" của chúng tôi ghi rõ ngày hiệu chuẩn tiếp theo cho từng thiết bị, được mã màu xanh (còn hạn) và đỏ (quá hạn). Các thiết bị thử nghiệm độ bền dây đai ("run-off") hoặc thử nghiệm trên băng tải của chúng tôi — mô phỏng điều kiện vận hành dây đai dưới tải và ở tốc độ thực tế — được tiến hành "xác minh nội bộ" hàng tuần (sử dụng các "dây đai kiểm soát" tiêu chuẩn của chúng tôi, với hiệu suất đã được ghi chép đầy đủ); bất kỳ sai lệch nào vượt quá 0,5% sẽ kích hoạt hiệu chuẩn lại ngay lập tức. Trước mọi cuộc kiểm toán bên thứ ba, chúng tôi tự thực hiện một "kiểm toán dụng cụ" toàn diện — đảm bảo mọi dụng cụ tham gia quy trình kiểm tra cuối cùng đều dán tem hiệu chuẩn còn hiệu lực; người kiểm tra cuối cùng thành thạo trong việc sử dụng dụng cụ đó; và thiết bị dự phòng đã được hiệu chuẩn luôn sẵn sàng để sử dụng ngay khi cần, trong trường hợp hiếm hoi khi kiểm toán viên muốn so sánh kết quả đo của chúng tôi với kết quả đo của họ.
Tuân thủ An toàn, Sức khỏe và Môi trường (EHS)
Các yêu cầu kiểm toán mới có thể mở rộng vượt xa mức độ hiệu quả trong việc sản xuất hàng hóa tại cơ sở sản xuất của bạn. Hãy sẵn sàng thảo luận về quy trình xử lý nước thải, hệ thống hút khói và các thủ tục xử lý, lưu trữ hóa chất. Bạn cũng có thể nhận được các câu hỏi liên quan đến việc sử dụng và lưu trữ Thiết bị Bảo hộ Cá nhân (PPE), bao gồm cả quy trình ứng phó khẩn cấp và mức độ tham gia vào các cuộc diễn tập. Để tham khảo, chúng tôi thường xuyên được hỏi về xử lý nước và hút khói từ các máy lưu hóa. Guanpin đã lắp đặt hệ thống làm mát tuần hoàn kín và bộ lọc than hoạt tính sau thị trường để xử lý khói từ quá trình lưu hóa. Chúng tôi lưu giữ đầy đủ mọi tài liệu liên quan và thực hiện định kỳ các đợt kiểm tra phát thải do bên thứ ba độc lập thực hiện đối với môi trường nhà máy. Quy trình PPE của chúng tôi yêu cầu toàn bộ nhân viên làm việc trong các khu vực được chỉ định phải đeo kính bảo hộ, găng tay chống cắt và thiết bị bảo vệ thính giác. Một buổi hướng dẫn an toàn được tổ chức trước mỗi ca làm việc và được ghi chép đầy đủ vào nhật ký ca. Nhà máy tiến hành diễn tập phòng cháy chữa cháy định kỳ (hằng tháng) và các lối thoát hiểm luôn được hiển thị rõ ràng. Tất cả các container lưu trữ hóa chất đều được dán kèm Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS). Các khay chứa tràn được bố trí dưới mọi khu vực lưu trữ hóa chất. Chúng tôi đề nghị các nhà sản xuất duy trì một tập hồ sơ EHS (Môi trường – Sức khỏe – An toàn) riêng biệt, bao gồm toàn bộ kết quả kiểm tra môi trường, giấy phép và báo cáo thanh tra, đặt trên một bàn riêng trong phòng họp để thuận tiện cho đội kiểm toán xem xét.
Tại Guanpin, việc kiểm toán bởi bên thứ ba không gây khó khăn, mà thay vào đó là cơ hội để đội ngũ nhận diện những điểm mạnh của hệ thống chúng tôi, đồng thời cũng là dịp để giành được niềm tin sâu sắc hơn từ khách hàng. Chính sách của chúng tôi là sẵn sàng tiến hành kiểm toán vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày, quanh năm, bởi đối với chúng tôi, việc xử lý các vấn đề về chất lượng và tuân thủ chỉ là một phần trong hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Đối với các nhà sản xuất dây đai khác và các đối tác tiềm năng, đội ngũ chúng tôi khuyên rằng: ít nhất hai tháng trước khi kiểm toán, các hoạt động chuẩn bị nên bắt đầu. Hãy đảm bảo sự tham gia của mọi phòng ban và tuyệt đối không che giấu bất kỳ vấn đề hay bất thường nào — các kiểm toán viên sẽ tìm cách xác minh những vấn đề này và đặc biệt đánh giá cao các kế hoạch hành động khắc phục của quý vị. Chúng tôi trân trọng mời quý vị đến thăm nhà máy Guanpin, xem xét hồ sơ kiểm toán của chúng tôi và trực tiếp chứng kiến quy trình sản xuất dây đai đồng bộ, dây đai PK và dây đai chữ V nhằm đáp ứng và vượt quá các tiêu chuẩn toàn cầu vì lợi ích của khách hàng thân thiết. Khi lựa chọn Guanpin, quý vị sẽ có một đối tác luôn sẵn sàng.